Trabajar sobre varios proyectos a la vez

planificacionUna de las cosas que me encanta de mi trabajo es que casi siempre (por no decir que el 100 % del tiempo) trabajamos sobre varios proyectos a la vez.   Me encanta porque mantiene mi mente en varias cosas, ayuda a mi desarrollo profesional y me ayuda a estar actualizada en diferentes temas; pero es un verdadero problema cuando no tienes claro lo que tienes que hacer, pero más importante cómo hacerlo.   Es en esos momentos en que comienzas a distraerte con todo lo que tienes frente: facebook, twitter, instagram, celular, correo electrónico.  Y no es que haya superado por completo esto, pero es algo en lo que he trabajado desde hace algunos años, más por necesidad que por gusto; que al final es de gran alivio y me trae grandes beneficios en mis horarios y días laborales.

Esto es lo que siempre tomo en cuenta cada vez que inicio un nuevo proyecto para no enloquecer:

  • Al trabajar sobre varios proyectos a la vez es tener claro el objetivo de cada proyecto:
    • Qué es lo que me toca hacer a mi como (no es que vaya el burro por delante, pero antes de saber delegar, tengo que saber que me toca hacer a mi).
    •  Qué es lo que le toca hacer a cada integrante del equipo (creativos, diseñador, ilustrador, programador, marketing).
    • Tener claro también lo que no me toca hacer.
  • Tener toda la información y material que necesitas para empezar:
  • Definir las tareas a realizar en cada proyecto en lo que me toca desarrollar a mi.
  • Saber por donde empezar cada tarea:
    • En cada proyecto hay tareas y para hacer estas tareas debemos tener claras las próximas acciones tanto de los nuevos proyectos que se integran así como de los proyectos sobre los que ya estoy trabajando.
    • Tener claro lo que te toca hacer y también cuándo hay que entregarlo: parece muy obvio, pero me he topado con personas (muchas) que dicen “si” sin tener claro todo lo que implica ese si y al final terminan afectando el trabajo de otros por no tener claro lo que les toca hacer y en que tiempos deben hacerlo.
  • Una vez definidas las tareas, calcular el tiempo que me lleva hacer cada una de estas, no todo es trabajo de una hora, o de un día.  Calcular el tiempo para cada tarea parece cosa sencilla, pero sólo fíjate cuántas veces tienes que posponer entregas o terminas haciendo a las carreras por no programarte bien.
  • Programa cada tarea del proyecto nuevo en tu calendario sin mover lo que ya tenías planeado hacer, si no es posible, reajusta, pero nunca dejes el calendario a un lado, esto hará que pierdas de vista no sólo el nuevo proyecto sino los otros 2 o 3 en los que estás trabajando.
  • ¿Dependes de el trabajo de alguien más o alguien depende de tu trabajo para seguir el suyo? ve por delante, planifica, siempre anticípate, solicita/recuerda lo que necesitas antes de la fecha en que tienen que pasártelo y haz lo mismo, entrega en tiempo y forma, inclusive antes de la fecha si te es posible.

Trabajar en varios proyectos a la vez es mucho más fácil y lo disfrutarás más cuando inviertes un tiempo en planear y organizar tus tiempos, además de hacer más eficiente y rápido tu trabajo y mantenerte enfocado sin distracciones.

Twitter: @danielaza7