Comunicación Productiva

1 (1)A lo mejor pensaríamos que estos dos conceptos (comunicación y productividad) tienen muy poco que ver, sin embargo, van muy de la mano en el ámbito profesional pero también en el ámbito personal.

La comunicación en cualquier empresa depende de muchos factores: los clientes, los proveedores, los compañeros, etc.  Por ejemplo, en mi caso una Agencia de Publicidad tenemos comunicación con el cliente, el de cuentas, el planer, los creativos, producción, además del gran número de involucrados en el desarrollo de nuestro trabajo, y ante esto, nos encontramos con interrupciones que afectan la comunicación y la productividad del equipo de trabajo.

Te has preguntado ¿cuántas veces al día consultas algo por Skype , WhatsApp o Messenger de Facebook sin importarte interrumpir el trabajo de la otra persona?  O ¿Cuántas veces al día te paras de tu escritorio para preguntarle a tu compañero sobre algo que puede esperar a la siguiente junta o que puedes resolverlo por correo electrónico porque no es urgencia? Te ha pasado que delegas alguna tarea y luego te encuentras ante situaciones como: “Creí que tú lo harías”… o “Te lo dije por Facebook”…

Estos problemas de comunicación afectan la productividad no solamente tuya, sino la de todo el equipo de trabajo.  En su mayoría estos problemas se deben a que no sabemos elegir el medio de comunicación para cada tarea, lo que nos lleva  a malos entendidos, confusiones, falta de información y estrés en el equipo.  Además de todo esto la mala comunicación afecta en los tiempos de entrega, en la eficiencia y en los avances de proyectos. Pero lo peor de todo esto es que las empresas se han acoplado a trabajar de una forma precipitada, descuidada, desconcentrada, llena de multitareas, distracciones, lo que hace que cada día el trabajo es más superficial y menos profesional.

La solución a esta mala comunicación es sencilla, pero requiere de trabajo a conciencia en cómo aplicamos la tecnología, cómo usamos el correo electrónico, WhatsApp y otros medios de comunicación, cómo llevamos a cabo nuestras reuniones de trabajo,  de qué forma delegamos y qué medios usamos para comunicar, cómo controlamos las “urgencias”.

En este post quiero enfocarme en el medio de comunicación, así que te dejo estas pequeñas acciones que yo he llevado a cabo, que me han costado implementar, pero que poco a poco las he puesto en marcha y me han ayudado en gran manera a ser más productiva:

  • Elige bien el canal de comunicación, cara a cara, por teléfono, en un email, en una reunión. No todos medios de comunicación aplican para todo.
  • Antes de teclear o hablar piensa lo que quieres y tienes que decir. Se claro, no escribas por impulso, recuerda que cuando leemos no vemos las expresiones del que nos habla y las formas se pueden mal interpretar.
  • breve y directo, no titubees, ve al grano, directo a lo que quieres decir para que no confundas a la otra persona.
  • Incluye los detalles al momento de delegar: qué, quién, y cuándo se hará.  Nunca supongas ni asumas que a quien escribes o con quien hablas sabe del tema que estás tratando de comunicar.
  • Utiliza listas con bullets, son fenomenales para comunicar los puntos que queremos destacar.

Estas pequeñas medidas te ayudarán a evitar largas cadenas de correos que sólo enredan que quitan tiempo y te ayudarán a ser más productivo a ti y a tu equipo.

Twitter: @danielaza7